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Es ist selbstverständlich, dass Sie Fragen zur Rechtschreibung mit Hilfe des Duden klären, den es auch online gibt:

 http://www.duden.de

Darüber hinaus hat sich in der Alltagspraxis professioneller Schreibkräfte die DIN 5008 durchgesetzt, die als Norm für die Textverarbeitung am PC besonders auf das Verfassen von Briefen eingeht. Dieses auch als "Sekretärinnen-Norm" bekannte Regelwerk enthält speziell für die Schreibung von Abkürzungen und besonderen zahlendarstellungen nützliche Festlegungen. In seltenen Fällen widerspricht die DIN dem Duden, z. B. wenn es um die Schreibung des Bis-Strichs geht, der laut DIN von Leerzeichen umgeben wird, laut Duden jedoch nicht. In solchen Fällen hat sich die DIN in der Praxis durchgesetzt, weshalb wir Ihnen dringend empfehlen, die einschlägigen Quellen zur DIN 5008 im Internet in Betracht zu ziehen. Empfehlenswert ist hier beispielsweise die Seite:

 http://www.din-5008-richtlinien.de

Füllen Sie in der Registerkarte "Zusammenfassung" bzw. "Datei-Info" in den Datei-Eigenschaften von Microsoft Word zumindest die Punkte "Titel", "Autor", "Firma", "Stichwörter" und "Kommentar" aus, damit diese in HTML-Seiten und anderen E-Buch-Formaten übernommen werden können. Sie können darin auch URLs (Hyperlinks in der Form " http://www.domain.de/seite.htm") oder Ihre E-Mail-Adresse (in der Form " name@domain.de" angeben, damit Sie im Fußteil jeder erzeugten Seite erscheint. Die Firmenangabe ist für das Copyright wichtig.

Eine klar strukturierte Gliederung ist das A und O einer guten Dokumentation. Der "rote Faden" sollte bereits im Inhaltsverzeichnis ersichtlich sein. Dadurch wird die praktische Verwendbarkeit ungemein aufgewertet. Die Gliederung hilft auch dem Autor, sein Ziel systematisch zu erreichen und Wichtiges von Unwichtigem zu trennen.

Für die Gliederung werden maximal 3 Ebenen empfohlen (Überschriftsebene 1 - 3).

Eine einmal in der Gliederung gewählte "Logik" sollte für die gesamte Dokumentation beibehalten werden (wichtig bei ähnlich aufgebauten Kapiteln mit wiederkehrenden oder äquivalenten Gliederungspunkten). Das gilt auch für ähnliche Textteile im Fließtext.

Jede Gliederungsebene muss mindestens 2 Punkte umfassen, sonst ist sie überflüssig (wer "A" sagt, muss auch "B" sagen).

Eine weitere Untergliederung innerhalb des Textes (z. B. mit Großbuchstaben, römischen Ziffern und Kleinbuchstaben) ist nur bei begründeter Notwendigkeit vorzusehen. In diesem Fall sind Großbuchstaben und römische Ziffern mit Punkten, Kleinbuchstaben mit Klammern abzuschließen.

Wörtliche Zitate müssen mit Anführungszeichen kenntlich gemacht werden. An solchen Zitaten darf nichts verändert werden − eventuelle Schreibfehler müssen übernommen werden. Wird nur ein Teil des Satzes zitiert, so ist dies mit Auslassungspunkten (...) zu verdeutlichen. Eigene Anmerkungen innerhalb eines Zitats müssen in Klammern gesetzt und mit dem Zusatz "Anm. d. Verf." versehen werden.

Zu jedem Zitat gehört eine Quellenangabe, die als Fußnote und / oder Verweis auf den Quellennachweis am Ende der Dokumentation ausgeführt werden kann. Auch bei sinngemäßen Zitaten (ohne Anführungszeichen) ist eine Quellenangabe notwendig.

Wird die gleiche Quelle direkt nacheinander mehrmals zitiert, kann die Quellenangabe auf den Vermerk "ebd." (ebenda) und die Seitenzahl reduziert werden.

Wird die gleiche Quelle durch andere Quellen getrennt mehrmals zitiert, so kann man sich mit der Angabe des Verfassers und dem Vermerk "a. a. O." (am angegebenen Ort), sowie der Seitenzahl auf die bereits vorhandene Quellenangabe beziehen. Falls mehrere Werke des gleichen Verfassers verwendet wurden, muss der Titel des Werkes in Kurzform erwähnt werden.

Gerade für Publikationen im Internet sollten Sie auf klare Quellenangaben und Copyright-Vermerke (auch im eigenen Interesse) nicht verzichten.

Jede Quellenangabe ist nach folgendem Schema aufgebaut:

Falls Sie aus dem Internet zitieren, sollte die richtige URL (Hyperlink) angegeben werden.

Angaben, die unbekannt bzw. irrelevant sind, können ausgelassen werden. Falls mehrere Verfasser beteiligt sind, sind alle weiteren Namen nach dem Vornamen des ersten Verfassers zu nennen.

Wer nicht nur einzelne Sätze aus einer Publikation zitiert, sondern ein ganzes Kapitel, einen kompletten Artikel oder den gesamten Inhalt veröffentlichen will, muss für diesen Zweck eine schriftliche Genehmigung beim Verlag oder Autor einholen. Die Veröffentlichung muss einen Hinweis auf die erteilte Genehmigung enthalten. Auch im Internet sollten Sie den Autor darüber Informieren, wenn Sie einen Hyperlink auf seine Seiten vorsehen wollen.

Verwenden Sie möglichst allgemein gebräuchliche Begriffe, die von einer breiten Leserschaft verstanden werden. Wo dies nicht möglich ist, sollte ein Glossar zur Erläuterung unbekannter Begriffe hinzugefügt werden.

Wenn Sie Windows-Software beschreiben: halten Sie sich an die von Microsoft vorgeschlagene Terminologie von Windows-Fachbegriffen (Beispiel: "Button" = "Schaltfläche", "Scrollbar" = "Rollbalken" usw.). Die Hilfen von Microsoft-Produkten können dabei als Vorbild dienen.

Eine serifenlose Schrift steigert die Lesbarkeit elektronischer Dokumente. Standardtext und Überschriften, sowie spezielle Textteile wie Zitate sollten sich durch unterschiedliche Formatierungen und entsprechende Abstände deutlich voneinander unterscheiden. Einen Anhaltspunkt geben folgende Richtwerte:

Textart	Format
Standardtext	Arial, 11 pt
Überschriften	Ebene 1: Arial, 14 pt, Fett, Seitenwechsel oberhalb, Abstand unterhalb: 1 Zeile Ebene 2: Arial, 12 pt, Fett, Abstand oberhalb: 1 Zeile, Abstand unterhalb: 1 ½ Zeilen Ebene 3: Arial, 12 pt, Fett, Abstand oberhalb: 1 Zeile, Abstand unterhalb: 1 Zeile
Zitate	Arial, 11 pt, Kursiv